به قلم ـ عباس کرم الهی
هیئت مدیره یکی از ارکان مهمی است که نقش مستقیمی در موفقیت یا شکست گروه را دارد. در واقع می‌توان گفت این هیئت مدیره است که مسئول مستقیم موفقیت‌ها و شکست‌ها خواهد بود و باید در مقابل اعضای گروه پاسخگو باشد.
بنابراین در هر گروهی تمام مسئولیت‌ها و نتایج عملکرد هیئت مدیره باید برای اعضای این تیم شرح داده شود. در ادامه می‌خواهیم بررسی کاملی داشته باشیم بر این موضوع که هیئت مدیره چیست و شامل چه کسانی می‌شود؟ این افراد چه وظایف و حقوق قانونی دارند؟ با ما همراه باشید.
هیئت مدیره چیست؟
هیئت مدیره Board of Directors گروهی از اعضاء گروه هستند که برای تولید نمایش و آموزش درون گروهی اعضاء در انتخابات دو سالانه ( مجمع عمومی )انتخاب می شوند.
وظایف اصلی هیئت مدیره مواردی مانند نظارت بر مدیرعامل و رئیس هیئت مدیره ، تعیین سیاست‌ها و استراتژی‌های گروه و تبیین فرهنگ سازمانی است. هیئت مدیره نقش مهمی در موفقیت هر گروه ایفا می‌کند تا جایی که یک هیئت مدیره ی قوی می‌تواند به گروه کمک کند تا به اهداف خود برسد، در مقابل خطرات درست عمل کرده و به طور پایدار رشد کند. اما یک هیئت مدیره بد می‌تواند گروه را به مرور زمان به سمت شکست و بدنامی ببرد.
هیئت مدیره چکار می‌کند؟
ساختارها و اختیارات اعضای هیئت مدیره توسط اساس‌نامه‌ها و آیین‌نامه‌های گروه که به تآیید مؤسسه شرکت های غیر تجارتی و همچنین وزارت فرهنگ و ارشاد اسلامی تعیین می‌شوند. در آیین‌نامه ی هر گروه ؛ « تعداد اعضای هیئت‌مدیره، بازرسان و نحوه ی انتخاب آنها با رای‌گیری هر دوسال یک بار در مجمع عمومی و تعداد جلسات هیئت‌مدیره تعیین شده است.
مثلا در هفتمین دوره انتخبات هیئت مدیره تعداد اعضای هیئت مدیره از 7 نفر به 9 نفر افزایش می یابد .
وظایف اعضای هیئت مدیره گروه تئاتر اندیشه ، عبارتند از:
1 ) ـ حفظ منافع اعضاء : هیئت‌مدیره تلاش می‌کنند حق عضویت اعضاء را که هر سال جمع آوری می کند در بانکی واریز کند و شماره ی حساب افتتاح کند که سود سالانه داشته و وقتی که کامل شد سال بعد حق عضویت از اعضاء نگید و حق الزحمه مربیانی که آموزش می دهند را از همین سود پرداخت نماید و اگر سود به اندازه ی کافی نباشد حداقل عضویت را از اعضاء دریافت نماید . همچنین با همین سود اعضای فعال« پیوسته» را به اردوهای یک روزه ببرد .
2 ) ـ مدیریت ریسک: هیئت‌مدیره سیاست‌هایی را تعیین می‌کند که طی آنها ریسک‌های مالی، امنیتی و قانونی گروه ، شناسایی، ارزیابی و پاسخ داده شوند. در واقع آنها باید به صورت مداوم ریسک‌ها و خطرات احتمالی گروه را بررسی کنند.
3 ) ـ ارتباط با ذینفعان: هیئت‌مدیره با اشخاص حقیقی و حقوقی تحت عنوان حامی فرهنگی که با گروه اشتراک منافع دارند،نظیر « بانوی خیر فائقه شیرک ـ فروغ پور احمدی ـ حمید منصوری ـ دکتر حمیلا چرنگ ـ مهدی اسلامی پناه ـ مهشید آزادی ـ کریم میاحی ـ غلامحسین نطری ـ عادل محمدی ـ یاسین ستاری فر و..... » ارتباط برقرار می‌کند تا در صورت وجود مشکل مالی آن را حل کند، تغییرات لازم در رفتارهای گروه را پیگیری کند و همچنین این روابط را تقویت کند.
اعضای هیئت مدیره چه کسانی هستند؟
ترکیب هیئت مدیره بسته به اعضای گروه ، می‌تواند متفاوت باشد. هر عضو هیئت مدیره نقش‌های متفاوتی دارد که یکدیگر را تکمیل می‌کنند. اما اکثر هیئت‌های مدیره در گروه ها شامل« مدیر عامل و رئیس هیئت مدیره ـ نایب رئیس هیئت مدیره ـ خزانه دار یا مسئول امور مالی ـ منشی ـ سخنگو ـ مسئول امور انضباطی ـ مسول روابط عمومی» و دوره ی هفتم عناوین «مسئول امور عضوگیری و مسئول جذب حامی فرهنگی و یا همان اسپانسر » افزوده می شود . در ادامه توضیح مختصری درباره هر نقش آورده‌ایم:
1 ) ـ مدیر عامل و رئیس هیئت مدیره :
این فرد رهبر هیئت مدیره است، جلسات هیئت مدیره را رهبری می‌کند، دستور کار را تنظیم می‌کند و اطمینان حاصل می‌کند که بحث‌ها مفید و متمرکز باشند.
ـ مدیر عامل و رئیس هیئت مدیره در گروه کارهای مهمی دارد و باید بتواند از عهده‌شان بربیاید. اصلی‌ترین کار او این است که راهنمایی و رهبری کل هیئت مدیره را به عهده بگیرد؛ به همین دلیل باید ارتباط مستقیمی بین هیئت مدیره و و اعضاء برقرار باشد. ـ مدیر عامل و رئیس هیئت مدیره باید همیشه از همه فعالیت‌های هیئت مدیره باخبر باشد. به همین دلیل، او در تمام جلسات کمیته‌ها به عنوان یک عضو رسمی گروه شرکت می‌کند. مدیرعاملان با تجربه می‌دانند که باید رابطه خوبی با اعضای هیئت مدیره، و مسئولین کمیته‌ها داشته باشند تا بتوانند به خوبی آنها را رهبری کنند.
ـ مدیر عمل و رئیس هیئت مدیره کمک می‌کند که دستور جلسات نوشته شود.، که این کار جلسات هیئت مدیره را راحت‌تر می‌کند. در جلسات، مدیر عامل با تمرکز بر چشم‌انداز و ماموریت گروه ، جهت‌گیری کرده و فضایی از احترام، همکاری و تصمیم‌گیری را فراهم می‌آورد.
ـ مدیر عامل و رئیس هیئت مدیره باید آماده پرسیدن سئوالات دقیق ازاعضای هیئت مدیره و بازرسین باشد و در زمان‌های بحرانی همکاری نزدیکی با آنها داشته باشد. وقتی مدیر عامل سیاست درهای باز را حفظ کند و ارتباطِ حسنه ایی با هیئت مدیره و بازرسین داشته باشد، همکاری بهتری صورت می‌گیرد. او باید به خاطر داشته باشد که نقش او با مسئولیت‌های هیئت مدیره و بازرسان کاملاً متفاوت است و نباید قدرت او را زیر سئوال ببرند یا از در کار او دخالت کنند .
2 ) ـ نایب رئیس :
به جز امور مالی عهده دار مسئولیت های گروه در غیاب مدیر عامل و رئیس هیئت مدیره می باشد .
در واقع نایب رئیس همانند دبیر گروه یکی از کلیدی‌ترین افراد در هر گروهی است. با توجه به تحولات اخیر در دنیای علم مدیریت، نقش دبیر گروه به سمت یک موقعیت ارشد با مسئولیت‌های مهم حکمرانی تغییر کرده است.
ـ نایب رئیس گروهی امروزی اغلب نیاز به تخصص خاصی دارد و به همین دلیل، باید توسط یک عضو ارشد هیئت مدیره با تخصص در یکی از حوزه های « قضایی ـ حسابداری ـ هنری یا مذهبی» انتخاب شود. این شخص به عنوان نماینده قانونی شرکت عمل می‌کند و گاهی اوقات وظایف دوگانه‌ای دارد، مثل نقش مشاور حقوقی.
3 ) خزانه دار یا مسئول امور مالی :
تنظیم اسناد مالی بدون خط خوردگی ـ تنظم ترازنامه مالی ماهانه ؛ فصلی و سالانه گروه ـ امضا پک های مالی بعد از تصوب هیئت مدیره در صورتجلسات و امضاء مدیر عامل و رئیس هیئت مدیره . دقت در فاکتورهای خریداری شده که دارای کد اقتصادی و کد ملی فروشنده باشند .
4 ) ـ منشی :
تنظیم دستور جلسات هیئت مدیره و مطمئن شدن از دسترسی به موقع اعضا به گزارش‌ها و مدارک برای جلسه، ثبت صورتجلسات جلسات و آماده‌سازی نسخه ی نهایی برای تایید در جلسه بعدی است. و قرائت صورتجلسات قبل از شروع جلسه ی بعدی .
5 ) سخنگو :
شرکت در کلیه ی مصاحبه های رسانه ای و تشریح عملکرد گروه ـ زبان گویای گروه در همایش های هنری و جشنواره ها و همچنین پاسخگویی به سئولات اعضاء در مجمع عمومی .
6 ) ـ مسئول امور انضباطی :
جلو گیری از بی نظمی در جلسات ماهانه و فوق العاده ی هیئت مدیره به منظور سکوت به هنگام قرائت صورتجلسات یا سخنرانی یکی از اعضای هیئت مدیره و همچنین رعایت زبان فارسی در جلسات ـ تقاضای تشویق نمودن اعضای منضبط و پیشنهاد تنبیهات از قبیل «تذکر شفاهی ـ تذکر کتبی و محرومیت از چند نمایش یا از کل گروه» رفع اختلافات بین « بازیگر با بازیگران که باعث ایجاد تنش در گروه شود ـ بازیگر با کارگردان و کارگردان با بازیگر یا بازیگران » ـ جلوگیری از دخالت بازیگران در کار کارگردان و یا کسی که عضو گروه نیست و هدفش تضعیف روحیه ی اعضاء یا متلاشی کردن گروه می باشد .
7 ) مسئول روابط عمومی :
انتشار رویدادها و تولیدات نمایش توسط گروه در نشریات ـ تشریح عملکرد گروه در رسانه ها ـ مصاحبه بابازیگران تآثیرگذار و کارگردان گروه .
شایان ذکر است هیئت مدیره و بازرسان در کنار هسته ی مرکزی می بایست به عنوان بازیگر خلع نبود بازیگر در نمایش ها ذا پر کنند و با تجربه های گروه به عنوان هیئت بازخوانی متون نمایشی و هیئت بازبینی قبل از اینکه متن و اداره فرهنگ و ارشاد اسلامی ارسال شود متن را مورد اذزیابی قرار داده و قبل است شورای بازبینی و صدور پروانه نمایش اداره ی فرهنگ و ارشاد اسلامی مورد بازبینی قرار دهند تا چنانچه نقدی بر کار وارد باشد برطرف گردد.
ضمنا یکی از اهداف که می بایست مورد توجه هیئت مدیره و هسته ی مرکزی باشد تشکیل و راه اندازی انجمن اولیاء و بازیگران گروه تئاتر اندیشه است که بسیار حائز اهمیت است .
و بالاخره مدیرعامل و رئیس هیئت مدیره می تواند از بین اضای پیوسته یا خارج از گروه معاونین « آموزش ـ هنری ـ فرهنگی ـ اجتماعی ـ جذب حامی فرهنگی و...... » را پس از دریافت اعتبارنامه توسط رئیس اداره ی فرهنگ و ارشاد اسلامی منصوب نماید و به مهر گروه و امضاء خود برای آنها حکم صادر کند .
