تهیه و تنظیم ـ عباس کرم الهی
بیست هفتم اردیبهشت ماه هر سال به نام روز ملی ارتباطات و روابط عمومی در جمهوری اسلامی ایران نام گذاری شده ، لذا به همین بهانه در این مقاله توجه مخاطبین شوش نیوز را به ویژگی های یک روابط عمومی کارآمد و 26 بند از وظایف مهم آن جلب می نمایم .
روابط عمومي ، نقشي بسيار مؤثر دربهبود وضعيت سازمان ها وايجاد تعامل بين مجموعه اي وبرون سازماني دارد. مسئول روابط عمومي درهردستگاه وسازمان دولتي وخصوصي ، می بایست واجد يك سري خصوصيات و روش هاي كارآمد دراداره امور وانجام وظائف شغلي باشد تابتواند ،مايه ي پيشرفت كاري دردستگاه خود گردد .
روابط عمومي، از زمان هاي قديم تا قرن۲۱ ،تغييرات شگرفي را به خود ديده است .روابط عمومي قرن ۲۱، بسيار پيچيده تر از روابط عمومي هاي قبل از آن است و تحولات فراگير دنياي معاصر مسئوليت هاي بيشتري را متوجه كارگزاران روابط عمومي مي كند .اگر بخواهيم روابط عمومي درحد مطلوبي ومتناسب با شرائط قرن۲۱نقش آفريني كند ،بايستي به گونه اي برنامه ريزي شود كه در درجه ي نخست درهرسازماني، نسبت به تثبيت وتقويت جايگاه روابط عمومي اقدام گردد.درمراتب بعدي ،تدوين ساختار واساسنامه روابط عمومي ، درنظر گرفتن نيروهاي كافي براي انجام وظائف مربوطه ومجهز شدن به ابزارهاي نوين ارتباطي مورد توجه قرار گيردتا روابط عمومي بتواند از عهده ي مسائل گسترده دنياي معاصر برآيد و راهنماي خوبي براي مجموعه كاري ومخاطبان گردد .
ﮐﺎرﺷﻨﺎس رواﺑﻂ ﻋﻤﻮﻣﯽ ﻓﺮدي اﺳﺖ ﮐﻪ ﺗﺤﺖ ﻧﻈﺎرت ﻣﻘﺎم ﻣﺎﻓﻮق و مدیریت ارشد « اداره ، شرکت ویا سازمان» ﺑﺎ ﺑﻬﺮه ﮔﯿﺮي از روش ﻫﺎي ﻋﻠﻤﯽ وﻇﯿﻔﻪ ﻃﺮاﺣﯽ و اﺟﺮاي ﻓﻌﺎﻟﯿﺖ ﻫﺎي ﻣﺨﺘﻠﻒ از ﻗﺒﯿﻞ ﺑﺮرﺳﯽ و ﺗﺤﻠﯿﻞ اﻓﮑﺎر ﻋﻤﻮﻣﯽ و ﻃﺮاﺣﯽ و اﺟﺮاي ﻣﺼﺎﺣﺒﻪ ﻫﺎ و ﻣﯿﺰﮔﺮد ﻫﺎي ﻣﻄﺒﻮﻋﺎﺗﯽ، ﺗﻬﯿﻪ و ﺗﺪوﯾﻦ ﻣﻄﺎﻟﺐ ﻧﺸﺮﯾﺎت و ﺗﺒﻠﯿﻐﺎت ﻣﺮﺑﻮط ﺑﻪ اﻫﺪاف و ﺑﺮﻧﺎﻣﻪ ﻫﺎي سازمان خود را ﺑﺮ ﻋﻬﺪه دارد.
« نوشتن مطلب برای اطلاعیه های خبری، برنامه ریزی و هدایت برنامه های روابط عمومی نیز بر عهده بخش روابط عمومی است.» کارشناس روابط عمومی و یا به عبارتی ( مدیر روابط عمومی ) معمولا در بخش اداری « ادارات ، شرکت ها و سازمان های بزرگ » کار می کند و اغلب به ارائه ی « سخنرانی، شرکت در جلسات و فعالیت های اجتماعی و سفرهای کاری و هم چنین تنظیم اخبار و رویدادهای دستگاه خود » می پردازد. آنها گاهی شرایط کاری نسبتا پراسترسی دارند و برخی اوقات چندین اتفاق را همزمان مدیریت و سازماندهی می کنند. آنها اغلب به صورت تمام وقت و با ساعات کاری طولانی کار می کنند. البته همچون سایر دیگر مشاغل، « حجم کار در دستگاه ها و سازمان های دولتی به نسبت مشاغل مشابه در بخش خصوصی » به مراتب کمتر و استرس شغلی کارکنان دولت نیز پایین تر می باشد.
در سال های اخیر نیز موجی در دنیا ایجاد شده است که فعالیت های روابط عمومی را « مهمتر و مؤثرتر از فعالیت های تبلیغاتی» می داند و پیش بینی می کند روش های تبلیغاتی فعلی تا چند سال دیگر منسوخ شده و جای خود را به روابط عمومی و عمدتا از طریق شبکه های اجتماعی مجازی می دهد.
روابط عمومي كارآمد می بایست در « مهارت فنی ـ دانش و مهارت تخصصی ـ سوابق تجربي موفق ـ توانمندي هاي فردي نظير پژوهش افكار عمومي ،سخن وري ،قدرت بيان ، قلم توانا ،توانمند درتجزيه وتحليل مسائل ،داراي سعه صدر ، تعامل مطلوب ومؤثر درروابط سازماني ـ اخلاق ومنش متناسب با حرفه روابط عمومي و احساس تعهد نسبت به سازمان وجامعه » ویژگی های لازم را داشته باشد .
وظايف روابط عمومي موفق :
گرچه مجموعه وظايف يك روابط عمومي ،به روش هاي كليشه اي دنياي ارتباطات وتبليغات ختم نمي شود ،وهرگز نمي توان آن ها را محدود ومحصور دريك سري رفتار وبرنامه ها كرد ،اما روابط عمومي براي وصول به موفقيت سارماني ،نبايد بدون برنامه حركت كند ،بلکه بايد خيلي هدفمند ،منظم وقاعده مند باشدتا بتواند در راستاي انجام وظايف، موفقيت حاصل نمايد .دراينجا به بعضي از وظايف يك روابط عمومي با رويكرد نوين به صورت مختصر پرداخته مي شود :
1 ـ ارائه مشاوره های مؤثر به مدیران ارشد سازمان .
2 ـ حفاظت از حریم سازمان در مقابل جوسازی ها، خلاف گویی ها، دروغ پردازی ها، تهدیدها و ... این در
حالی محقق می شود که مدیر روابط عمومی خود مبرا از این مسائل باشد.
3 ـ همکاری فعال و مستمر با مطبوعات و رسانه ها.
4 ـ برگزاری جلسات داخلی بین کارکنان و مدیران به صورت ماهیانه یا فصلی.
5 ـ ارتباط تنگاتنگ با اینترنت ،خبرگزاری ها ،وب سايت ها و وبلاگ ها .
6 ـ توجه به اطلاع رساني آنلاين وداشتن حداقل يك سايت ويا وبلاگ تخصصي براي سازمان واداره .
7 ـ ایجاد حسن رابطه بین کارکنان، مشاوران و مدیران سازمان.
8 ـ انعکاس انتقادات و اخبار به صورت شفاف و عدم ممیزی نمودن آن به مسئولان و دریافت بازخورد آن
جهت ارائه به کارکنان.
9 ـ روابط عمومي موفق، نه ،«توجيه گر»است ،نه «تبيين گر» ،بلكه «تحليل گر» است .
10 ـ صداقت دركار روابط عمومي ،نقش بسيار مهم و سازنده اي دارد وسبب جلب اعتماد می شود.پس نباید «صداقت کاری» را حتی برای یک لحظه از نظر دورنگه داشت.
11 ـ روابط عمومی ، مهندسی ارتباط رضایت مندانه و پایدار است .پس مسئول روابط عمومی بايد دربرقراري «ارتباط رضایت مندانه »بین دستگاه متبوع ومخاطبان بکوشد.
12 ـ روابط عمومی آیینه تمام نمای یک مؤسسه می باشد .بنابراین نباید «بزرگ نمایی» ویا «کوچک نمایی» پیشه كرد ،بلکه بایستی ،مسائل وتنگناها را «همان گونه كه هست» منعكس نمود.
13 ـ چاپ بروشور پیام های آموزشی، پژوهشی و دیگر فرآورده های سازمانی.
14 ـ خروج روابط عمومی از موضع «انفعالی» به موضع «فعال» .
15 ـ برای شرکت در مراسم و مناسبت های مختلف دعوت از خبرنگاران فراموش نشود.
16 ـ موضع گیری شخصی و سیاسی در تنظیم خبر دخالت داده نشود .
17 ـ اجرای سیستم مکانیزه خبر رسانی ( روابط عمومی الکترونیک ) جدی گرفته شود .
18 ـ باید به تمامی رسانه ها و خبرنگاران آنها احترام گذاشت ، تبعیض بین خبرنگاران باعث دلسردی خبرنگاران نسبت به روابط عمومی و عدم انعکاس مناسب اخبار خواهد شد .
19 ـ این هنر روابط عمومی است که به اندازه قابلیت و توان رسانه ها از آنها به نفع سازمان بهره ببرد.
20 ـ مسئول روابط عمومي بايد با نصب العین قراردادن عبارت مشهور « خیر الکلام ما قل و دل» و تنظیم اخبار در حجم کم ، و بیان اصلی ترین و مهمترین عناصر خبری «کوتاه نویسی» را تجربه نماید.
21 ـ خوش برخورد بودن ،لازمه ي كار روابط عمومي است .
22 ـ سرعت عمل وایفای نقش مؤثر وارزنده درمواقع حساس وبحراني ،عامل بسيار مهمي درموفقيت وكارآمدي يك روابط عمومي است .
23 ـ مدیریت تابلوی اعلانات وبه روز کردن مطالب آن .
24 ـ برقراری تعامل مطلوب وسازنده بين اداره یاسازمان مربوطه با سازمان ها ،ادارات،نهادها واشخاص حقيقي وحقوقي .
25 ـ تهيه گزارش فعاليت واحدها وجمع بندي آن به صورت گزارش ماهانه ،فصلي وسالانه .
26 ـ پاسخگو كردن دستگاه اداري وخصوصي دربرابر مخاطبان وقائل شدن احترام براي ارباب رجوع وافكارعمومي .
